Slik fikk prosjektet til omfattende ombruk av møbler i en offentlig anskaffelse

Hvordan ble det mulig å få ombruk av møbler i offentlig anskaffelse?

– Det handler rett og slett om solid innsats, høyt engasjement og svært godt samarbeid. Oppdragsgiver, vi i prosjektet, oppdragsgivers jurist og etter hvert leverandøren Senab Eikeland, har jobbet tett og målrettet sammen, og alle har vært genuint interesserte i å få dette til. Selv om prosessen har vært utfordrende, har viljen vært sterk hos alle parter.

Det vanskeligste var å rigge selve konkurransen og finne en rettferdig måte å sammenligne tilbudte priser på. Her hadde vi stor nytte av å gjennomføre en tidlig markedsdialog. Leverandørene ga oss verdifulle innspill både om prismodeller og hvordan en slik kontrakt best kunne struktureres.

Vi tok også et strategisk valg om at det var miljømøbler vi ønsket å kjøpe brukt. Det ga oss større mulighet til å akseptere variasjon, noe som ikke hadde vært like enkelt for store og standardiserte møbelgrupper som arbeidsbord og kontorstoler. Der er kravene til likhet og funksjon mye strengere.

Hvor stor er anskaffelsen?

- Vi anskaffer 825 møbler på denne kontrakten, dette utgjør ca 20% av miljømøblene. Ambisjonen er definitivt å øke dette i neste prosjekt.

Hva er byggherrens intensiver for å bestille ombruksmøbler?

- Byggherre hadde i begynnelsen ingen konkrete intensiver for å bestille ombruksmøbler. I utgangspunktet fantes ikke denne kontrakten, den vokste frem gjennom vårt og til dels brukernes initiativ i prosjekteringen. Men byggherre har vært svært positive fra dag én, og de har lagt godt til rette for at vi kunne gjennomføre dette, sier Fia.

Hvordan har dere jobbet med leverandøren for å finne de konkrete møblene?

– I denne kontrakten er det leverandøren vår, Senab Eikeland, som sourcer møblene basert på vår kravspesifikasjon og designmanual. De foreslår møbler til oss gjennom en digital flyt der vi får informasjon om tilstand, pris, farge, bilder og produktnavn. Vi godkjenner eller avslår hvert enkelt forslag, og har samtidig en kontinuerlig dialog om hva vi leter etter. Samarbeidet har vært tett, godt og uformelt – akkurat det man trenger i et så dynamisk løp.

Fia forklarer videre at i dette prosjektet finner vi alle ombruksmøblene eksternt. Det ble undersøkt muligheter for intern ombruk av møbler fra UiO og OUS som skal flytte inn, men dette viste seg å ikke være aktuelt i dette prosjektet.

Hvordan har man håndtert mengde / ulike typer?

– Vi delte kontrakten inn i funksjonsområder, som gjorde det mye mer håndterbart. Alle møbler legges inn i BIM-modellen vår etter hvert som de velges, og vi bruker parametrisk design for å ha full oversikt over hva vi allerede har, mangler og hvor det skal plasseres.

I tillegg jobber vi med visuelle dokumenter for helhetsuttrykk og regneark for kostnadskontroll. Det gir oss en god kombinasjon av struktur og fleksibilitet.

Gir dette et mer robust sluttresultat?
– Ja, vi ender opp med møbler av svært høy kvalitet. Brukerne vil i de fleste tilfeller ikke se at møblene er brukte. Noen møbler ville vi ikke hatt råd til å kjøpe nye i det hele tatt.

For polstrede møbler bruker vi overskuddstekstiler fra Kupp tekstil av høy kvalitet – materiale som ellers ville blitt kastet eller brent. Det gir både bedre bærekraft og veldig flotte produkter.

Kostnadsmessig styrer vi etter et budsjett på 80 prosent av prisen for tilsvarende nye møbler, og det ser ut til at vi klarer det – mest sannsynlig med god margin. Her er det penger å spare for byggherre!

Hva tenker du byggherre får igjen for å kjøpe ombruksmøbler?

– Mye! Lavere kostnader, større variasjon og mulighet til å finne unike møbler som tilfører rommene et unikt uttrykk.
I offentlige anskaffelser kan man ikke spesifisere bestemte produkter, men i en ombrukskontrakt kan man faktisk ende opp med akkurat det man drømmer om – hvis man har god tid, en god leverandør med et bredt kontaktnett.

Den positive signaleffekten er også viktig. Brukerne, byggherre og studenter virker oppriktig begeistret.

Har ombruk gitt dere løsninger dere ellers ikke ville fått?

En slik type kontrakt gjør at man blir tvunget litt "utenfor boksen" og det gjør at vi i noen områder har fått løsninger vi ikke tidligere hadde tenkt på.

Ved å fokusere på variasjonen bidrar møblene til å skape en tydeligere veifinning i bygget. Ombruksmøblene bidrar i større grad til dette enn hva nye møbler ville gjort.

Vi har nå fått levert to av tre trinn med ombruksmøbler, og det ser kjempefint ut!

Fordeler / ulemper?

– Den største fordelen er sparte utslipp og at kvalitetsmøbler får nytt liv. Variasjonen i uttrykk er også en styrke – det gir områdene en tydeligere visuell karakter

Ulempene er at vi må akseptere at konsept og funksjonalitet må tilpasses underveis, og man må stadig være åpen for justeringer, Og tiden er en faktor: Har man for kort tid, må man ta snarveier. Etter hvert som vi har blitt tryggere, har vi også erfart at vi ikke skal forhaste oss. Kanskje finner vi den kuleste stolen allerede i morgen!

Er det noe mer du vil løfte frem?
– Man må sette av god tid til kommunikasjon og dialog med leverandøren – det er helt avgjørende.

I en slik anskaffelse trenger man ikke spesifisere møbler helt ned på detaljnivå i konkurransen, men omdisponere tiden til etter kontraktstildeling for å gjøre de faktiske valgene. Dette er effektivt og fleksibelt.

Vi har lært utrolig mye: Om ombruk i offentlig anskaffelse, om markedet, om metodikk og om kostnader. Vi gleder oss allerede til neste gang – og da håper vi på et enda større omfang, avslutter Fia.